Förening

Styrelseprotokoll

Färdig mall för styrelseprotokoll på svenska. Fyll i mötesdatum, närvarande, dagordning och beslut. Skicka direkt till ordförande och justerare för digital signering.

Ett styrelseprotokoll är styrelsens minne. Det visar vad som beslutats, av vem och på vilket underlag — och är det dokument som revisorn, banken, en ny styrelse eller en medlem går tillbaka till. För bostadsrättsföreningar och ideella föreningar är protokollet dessutom det som styrker att besluten fattats i rätt ordning.

Färdig svensk avtalstext

Juridiskt bindande (eIDAS)

Klar på under 5 minuter

Så fungerar det

1Fyll i parternas uppgifter och avtalsvillkor i ett enkelt formulär.
2Vi genererar en färdig PDF du kan förhandsgranska.
3Skicka direkt till motparten för digital signering.

Vad styrelseprotokoll bör innehålla

Formalia: Föreningens eller bolagets namn, datum, plats, mötesform (fysiskt, digitalt eller per capsulam) samt vilket möte i ordningen det är.
Närvaro och beslutsförhet: Vilka ledamöter och suppleanter som deltog, vilka som var frånvarande, samt en anteckning om att styrelsen var beslutsför enligt stadgarna.
Beslut med motivering: Formulera besluten som beslut: "Styrelsen beslutade att …". Ta med underlaget kort så att beslutet går att förstå i efterhand.
Jäv och avvikande mening: Anteckna om en ledamot varit jävig och inte deltagit i beslutet, samt eventuell reservation.
Justering: Protokollet signeras av sekreterare/ordförande och justeras av utsedd justerare. Protokollen ska numreras löpande och förvaras säkert.

Vanliga misstag

Att skriva diskussionen men glömma själva beslutet — det gör protokollet oanvändbart som beslutsunderlag.
Att inte anteckna jäv, till exempel när en ledamots eget företag anlitas.
Att låta protokollet ligga ojusterat i veckor; justera direkt efter mötet.
Att förvara protokollen hos en enskild ledamot i stället för samlat hos föreningen.

Frågor och svar

Vem ska signera ett styrelseprotokoll?

Normalt sekreteraren som fört protokollet, ordföranden samt en eller flera utsedda justerare. Vad som gäller exakt står i stadgarna.

Är styrelseprotokoll offentliga för medlemmarna?

Nej. I en bostadsrättsförening har medlemmarna inte rätt att läsa styrelseprotokollen; stämmoprotokoll ska däremot hållas tillgängliga. Revisorn har alltid rätt till insyn.

Får protokollet signeras digitalt?

Ja. En elektronisk signatur enligt eIDAS har samma rättsliga verkan som en handskriven, och digital signering gör att ledamöter på olika orter kan justera samma dag.

Hur länge ska protokollen sparas?

Protokoll är en del av föreningens räkenskapsinformation och bör sparas i minst sju år. I praktiken bevaras styrelse- och stämmoprotokoll permanent.

Källor

Informationen är allmän vägledning och utgör inte juridisk rådgivning.